Erinnern Sie sich noch an Ihren ersten Arbeitstag? Man geht schon mit einem gewissen Kribbeln im Bauch in die neue Praxis. Man fühlt sich unsicher und ist dankbar, wenn es jemanden gibt, der sich ein bisschen um einen kümmert. Dieses Gefühl der Unsicherheit kommt meistens ja nicht von einem neuen Aufgabengebiet, in das man sich erst einmal einarbeiten muss. Der Knackpunkt liegt in den Praxisabläufen, im Team, im Umgang miteinander, mit den Patienten und mit den Chefs. Alles Dinge, die sich in alteingesessenen Praxen über Jahre hinweg eingespielt haben und die für den Neuling absolut unbekannt sind.

Wer aber selbst bei einfachen Handgriffen nicht weiterkommt, weil er nicht weiß, wo was zu finden ist und wie was gehandhabt wird, kommt logischerweise auch nicht voran. Deshalb muss es im Interesse des ganzen Teams liegen, dass neue Mitarbeiter schnell und umfassend eingearbeitet werden – selbst wenn das anfangs auch einiges an Zeit kostet.

Die beste Einarbeitung startet schon vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn – dann nämlich, wenn der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. Idealerweise sollte der Chef oder die Chefin bereits jetzt das gesamte Team über die Neue informieren. Liegen Vertragsunterzeichnung und Einstellungstermin mehrere Wochen auseinander, ist es eine gute Idee, die neue Kollegin schon mal zu einem Vorgespräch einzuladen. Das ist eine gute Gelegenheit zu einem ersten Kennenlernen und kann helfen, Unsicherheit bei allen Beteiligten abzubauen. Bringen Sie den Vorschlag eines Vorgesprächs ruhig aktiv beim Chef ein, wenn er nicht von alleine auf diese Idee kommt.

Am ersten Tag wird der Chef die neue Mitarbeiterin sicher persönlich willkommen heißen und dem restlichen Team vorstellen. Da erste Arbeitstage gerne mit einem Quartalswechsel zusammenfallen, tobt in der Praxis mitunter der Bär. Da macht es Sinn, dass eine Kollegin die Rolle der „Patin“ übernimmt, die der neuen Kollegin mit Rat und Tat zur Seite steht. So ist die neue Kollegin gut betreut, während der Rest des Teams sich relativ ungestört um die anderen Dinge kümmern kann. Sprechen Sie sich im Team und mit dem Chef ab, wer diese Aufgabe übernehmen soll.

Die Vier-Schritte-Methode

Zur Einweisung am neuen Arbeitsplatz macht es natürlich einen großen Unterschied, ob etwa eine neue Auszubildende anfängt, der man jeden Handgriff erklären muss, oder ob eine erfahrene MFA aus einer anderen Praxis kommt. Für das Einarbeiten eher ungeübte Kolleginnen hat sich die Vier-Stufen-Methode gut bewährt.

• Stufe 1: die Kollegin vorbereiten
  Bevor Sie mit der eigentlichen Tätigkeit beginnen, erklären Sie kurz den Hintergrund: Warum führen wir diese Tätigkeit aus?
• Stufe 2: erklären und vormachen
  Im zweiten Schritt wird es konkret. Machen Sie es der Kollegin vor und betonen Sie die Dinge, auf die besonders zu achten ist. Bei einfachen Tätigkeiten reicht einmal, komplexere Aufgaben müssen öfter vorgemacht werden.
• Stufe 3: die Aufgabe ausführen lassen
  Jetzt darf die Neue selbst ran. Ob Sie ihr dabei über die Schulter schauen oder sie alleine ranlassen, hängt von der Art der Tätigkeit und den individuellen Gegebenheiten ab. Auf jeden Fall sollten Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen.
• Stufe 4: das Ergebnis besprechen
  Fragen Sie nach Problemen und offenen Fragen. Überprüfen Sie mit der Kollegin zusammen das Ergebnis und korrigieren Sie wenn nötig.

Spätestens bei der Einarbeitung einer neuen Kollegin schlägt auch die Stunde eines Qualitätsmanagement-Handbuchs. Denn wenn alle Arbeitsschritte in der Praxis sauber dokumentiert sind, sind sie auch jederzeit bequem nachzulesen, wenn Fragen auftauchen. Das ist auch ein guter Qualitätscheck für das Handbuch: Die Prozesse sollten so beschrieben sein, dass Nachfragen nur in Ausnahmefällen erforderlich sind.

Am ersten Arbeitstag sollte bei aller Hektik des Praxisalltags auch Zeit für einen kurzen Kaffeeklatsch sein. Denn auch dabei lassen sich wichtige Informationen vermitteln und man gibt der Neuen das Gefühl „eingeweiht“ zu werden. Sprechen Sie dabei ruhig mal über private Dinge, wie Familie oder Hobbies, denn kein Mensch ist nur Kollegin.

Auch wenn die Neue sich schnell zurecht findet und die Arbeitsabläufe sitzen: Erkundigen Sie sich hin und wieder, wie alles läuft und ob sie sich wohl fühlt. Und wenn erfahrene Kolleginnen das Praxisteam ergänzen, macht es durchaus Sinn, auch mal über den Tellerrand zu schauen. Denn vielleicht war manches in der anderen Praxis effizienter organisiert.